Brief manis, design approved, eksekusi berantakan. Pola ini berulang di Jakarta karena satu alasan: timeline di-planning backward dari hari-H tanpa buffer untuk realita produksi (cuaca Bekasi, loading bay JIEXPO, revisi brand guideline di menit terakhir).
Timeline ini disusun dari 40+ project booth dan activation yang kami eksekusi di Jakarta. Angka hari-nya konservatif, bukan optimistic.
H-30 sampai H-21: Fase Design & Approval
- H-30: Brief lock. Brief yang masih berubah setelah hari ini memicu revise berantai yang mahal
- H-28: 3D render v1 delivered. Brand review internal
- H-25: Revision round 1 closed. Technical drawing mulai disiapkan
- H-22: 3D final + BOM (bill of material) signed off. Tidak ada perubahan spec material setelah ini
- H-21: PO issued, material order ke supplier
Red flag di fase ini: kalau H-21 belum signed off, timeline sudah meleset. Jangan lanjut, stop clock, bicarakan reschedule atau reduce scope. Menerobos tahap ini hampir selalu berakhir dengan rush fee dan quality compromise.
H-20 sampai H-8: Fase Produksi
- H-20: Material landed di workshop Bekasi. QC material (warna HPL, ketebalan acrylic, grain multiplex)
- H-18: CNC cutting start. CNC Laser untuk acrylic, CNC Router untuk multiplex + HPL
- H-14: Mid-production review. Sample finishing dikirim ke brand (matte vs glossy, warna paint)
- H-10: Assembly start. Frame, panel, lighting mount
- H-9: Electrical internal wiring + test LED
- H-8: Finishing pass. Paint touch-up, laminate edging, polishing
Buffer kritis di H-14. Brand yang ingin revise warna atau ganti material setelah H-14 wajib bayar rush fee karena CNC cut sudah selesai. Edukasi brand soal ini di brief awal supaya ekspektasi aligned.
H-7 sampai H-2: Pre-Delivery
- H-7: Dry fit di workshop. Full assembly, simulasi layout booth, foto untuk brand approval
- H-5: Brand visit workshop (opsional tapi recommended). Last chance tweak sebelum ship
- H-4: Disassembly terkontrol, packing per modul, crate + label
- H-3: Loading to truck. Koordinasi kontainer dengan venue (JIEXPO, ICE BSD, JCC)
- H-2: Buffer day. Cadangan untuk macet, hujan, dokumen loading bay yang belum kelar
H-1: Build-up Onsite
Build-up di JIEXPO dan ICE BSD biasanya dialokasikan 10-16 jam. Urutan onsite: (1) marking lantai, (2) frame assembly, (3) panel install, (4) electrical connection, (5) graphic + signage, (6) furniture + dressing, (7) cleaning + final QC. Crew minimum 4 orang untuk booth 3x3m, scale up dari sana.
Hari-H dan H+1
Standby crew 2 orang di venue untuk touch-up emergency: lampu mati, panel geser, decal lepas. H+1 adalah dismantling. Jangan anggap remeh, tanpa planning yang sama disiplinnya dengan build-up, dismantle sering merusak modul yang sebenarnya reusable untuk event berikutnya.
Kesimpulan
Timeline ini bekerja kalau dipatuhi dua pihak: brand commit freeze decision di milestone tertentu, kontraktor commit deliver on time dengan buffer yang realistis. Brand yang terbiasa exhibit brief 2 minggu sebelum show pasti bayar lebih mahal dan dapat quality lebih rendah, bukan karena produsen jelek, tapi karena fisika produksi tidak bisa dinegosiasikan.
